1) تأمين أماكن حفظ الملفات والسجلات

1) تأمين أماكن حفظ الملفات والسجلات من التلف أو الضرر، مثل وجود معدات للوقاية من الحرائق في أماكن حفظ الملفات والسجلات.2) التهوية و الإضاءة المناسبة.3) سهولة الوصول إلى الملفات من خالل تصميم المكان المخصص بطريقة منظمة وآمنة.4) تحديد موظفين معنيين فقط للدخول إلى أماكن حفظ الملفات، للحفاظ على سرية ومحتويات الملفات و السجلات.5) لا يجوز للموظف المخول بنشر أي مستند من ملفات الموظفين لأي موظف أو جهه خارجية أو الإحتفاظ بصور منها أو إفشاء الأسرار المطلع عليها، ويجب عليه تسليم ما في عهدته عند انتهاء خدمته.6) يتم الإحتفاظ بملف الموظف طوال فترة خدمته في الشركة إذا كان على رأس العمل.7) يتم إتلاف الملف الورقي للموظف بعد مرور 3 سنوات من تاريخ إنهاء العلاقة التعاقدية على أن يتم التأكد من وجود نسخة الإلكترونية مطابقة و محدثة. 8) يتم تدقيق محتويات الملف بواسطة نموذج تدقيق ملف الموظف و مراجعته من قبل المسؤول المخول. 9) يتم حفظ جميع ملفات الموظفين بنفس الترتيب دون أي تمييز أو اختلاف بين الجنسيات أو المناصب. 10) يتم اتخاذ كافة الإحتياطات والإجراءات اللازمة للمحافظة على سرية البيانات الخاصة بالموظف، ويمنع منعاً باتاً الاطلاع عليها إلاّ بطلب رسمي من الجهات ذات العلاقة و موافقة مدير إدارة الموارد البشرية.11) يتم التحديث الدوري لملفات الموظفين شهرياً و فرز الموظفين وفقاً للترتيب المتبع. 12) يتم الجرد و التحديث السنوي لملفات الموظفين سنوياً في أخر شهرين من كل سنة ميلادية. 13) تقع مسؤولية إبلاغ إدارة الموارد البشرية بأي تغييرات تطرأ على بيانات الموظف الشخصية على عاتق الموظف نفسه , يتم الإبلاغ خلال أسبوع من تاريخ حدوث التغيير وبصفة خاصة بالنسبة للمواضيع التالية: تغيير محل الإقامة الدائم. تغيير رقم الهاتف أو الجوال أو البريد الإلكتروني. تغيير الحالة الاجتماعية مثل الزواج أو الطلاق أو الإنجاب وخلافه. تغيير الجنسية أو اكتساب جنسية جديدة.

النتائج (الإنجليزية) 1:

1) تأمين أماكن حفظ الملفات والسجلات من التلف أو الضرر، مثل وجود معدات للوقاية من الحرائق في أماكن حفظ الملفات والسجلات.
2) التهوية و الإضاءة المناسبة.
3) سهولة الوصول إلى الملفات من خالل تصميم المكان المخصص بطريقة منظمة وآمنة.
4) تحديد موظفين معنيين فقط للدخول إلى أماكن حفظ الملفات، للحفاظ على سرية ومحتويات الملفات و السجلات.
5) لا يجوز للموظف المخول بنشر أي مستند من ملفات الموظفين لأي موظف أو جهه خارجية أو الإحتفاظ بصور منها أو إفشاء الأسرار المطلع عليها، ويجب عليه تسليم ما في عهدته عند انتهاء خدمته.
6) يتم الإحتفاظ بملف الموظف طوال فترة خدمته في الشركة إذا كان على رأس العمل.
7) يتم إتلاف الملف الورقي للموظف بعد مرور 3 سنوات من تاريخ إنهاء العلاقة التعاقدية على أن يتم التأكد من وجود نسخة الإلكترونية مطابقة و محدثة.
8) يتم تدقيق محتويات الملف بواسطة نموذج تدقيق ملف الموظف و مراجعته من قبل المسؤول المخول.
9) يتم حفظ جميع ملفات الموظفين بنفس الترتيب دون أي تمييز أو اختلاف بين الجنسيات أو المناصب.
10) يتم اتخاذ كافة الإحتياطات والإجراءات اللازمة للمحافظة على سرية البيانات الخاصة بالموظف، ويمنع منعاً باتاً الاطلاع عليها إلاّ بطلب رسمي من الجهات ذات العلاقة و موافقة مدير إدارة الموارد البشرية.
11) يتم التحديث الدوري لملفات الموظفين شهرياً و فرز الموظفين وفقاً للترتيب المتبع.
12) يتم الجرد و التحديث السنوي لملفات الموظفين سنوياً في أخر شهرين من كل سنة ميلادية.
13) تقع مسؤولية إبلاغ إدارة الموارد البشرية بأي تغييرات تطرأ على بيانات الموظف الشخصية على عاتق الموظف نفسه , يتم الإبلاغ خلال أسبوع من تاريخ حدوث التغيير وبصفة خاصة بالنسبة للمواضيع التالية:

 تغيير محل الإقامة الدائم.
 change the phone number or mobile phone or e - mail.
 social status , such as marriage, divorce, reproductive and otherwise.
 change of nationality or the acquisition of a new nationality.

النتائج (الإنجليزية) 2:

1) Secure files and records from damage or damage, such as the presence of fire protection equipment in file and record storage areas.
2) Proper ventilation and lighting.
3) Easy access to files through the design of the designated space in an orderly and secure manner.
4) Identify only concerned employees to access file-keeping places, to keep the contents of files and records confidential.
5) An employee authorized to publish any employee's file may not be authorized to any employee or external body, to keep or disclose photographs of them or to divulge the secrets of their knowledge, and must hand over what is in his custody at the end of his service.
6) The employee's file shall be kept for the duration of his service in the company if he is on the job.
7) The employee's paper file will be destroyed 3 years after the termination date of the contractual relationship, provided that an electronic copy is confirmed to be identical and updated.
8) The contents of the file are checked by the employee's file audit form and reviewed by the authorized administrator.
9) All employee files are saved in the same order without any distinction or difference between nationalities or positions.
10) All precautions and measures are taken to maintain the confidentiality of the employee's data, and it is strictly forbidden to view them except at the official request of the relevant authorities and the approval of the director of the Human Resources Department.
11) The employees' files are updated periodically and employees are sorted according to the order.
12) Annual inventory and update of employee files is carried out annually in the last two months of each calendar year.
13) It is the responsibility of the Human Resources Department to report any changes to the employee's personal data on the staff member himself, which is reported within one week of the date of the change, particularly for the following topics:

• Change of permanent residence.
• Change your phone, mobile or email number.
Changing the social situation such as marriage, divorce, childbearing, etc.
Change of nationality or acquire a new nationality.

النتائج (الإنجليزية) 3:

A safe place where documents and records are kept to prevent damage or damage, such as fire protection equipment in documents and records.
Ventilation and proper lighting.
3. Easy to access files from a structured and secure way to destroy the designated place.
4.4 only relevant personnel shall be designated to enter the archives storage place to keep the contents and archives.
5 - an authorized officer shall not publish or retain any document or disclose his internal secrets to any employee or his external organization, and shall produce it at the end of his term of office.
Six is to keep the employee's file during the company's service if it is at work.
Employees whose seven documents are damaged shall ensure that the electronic version is matched and updated three years after the termination of the contract.
The content of the 8-file is reviewed by an employee review form and an authorized officer.
9、 All employees' files are kept in the same order, without any difference or different nationalities or positions.
All precautions and measures to maintain employee data confidentiality and strictly prohibit access unless formally requested from relevant agencies and approved by the director of resource management Human beings.
Update employee files on a monthly basis and classify employees in the order they are used.
Twelve is the inventory and annual update of employee files in the last two months of each year.
13 HRM is responsible for reporting any changes in the personal data of employees, the date of changes within a week, especially the following topics:
Will have permanent residency.
Send your mobile number or email.
Social conditions such as marriage, divorce, childbirth and inheritance.
Change or acquire a new nationality.